9 savjeta koji će vam pomoći da odmah postanete produktivniji

Nikad nema dovoljno sati u danu. Volio bih da imam više vremena! 

Uviđate li kako izgovarate neku od gore navedenih verzija otprilike tisuću puta tijekom dana (dajte ili uzmite)?

Iako bi više sati u danu moglo biti lijepo, nije nužno nedostatak vremena što nas sprječava u izvršavanju zadataka i postizanju ciljeva.

Ponekad nas zaustavlja naš način razmišljanja. Na primjer, mislite li da sve morate sami? Osjećate li kao da na svaki e-mail, sastanak i priliku trebate reći da? Čekate li pravo vrijeme za pokretanje smislenog projekta?

Ponekad je ono što nas zaustavlja praktična prepreka, kao što je neznanje koliko zapravo traje zadatak ili nerad tijekom našeg vršnog produktivnog vremena (koje se razlikuje za svaku osobu).

Srećom, to nisu nepremostive prepreke. Mogu se prilagoditi, revidirati i prevladati, a to možete učiniti odmah. Ispod je devet strategija koje treba isprobati.  

Upotrijebite male džepove vremena. "Najbolji način da budete produktivniji je prestati čekati pravo vrijeme", rekla je Debra Eckerling, autoricaVodič kroz ciljeve: Plan za postavljanje, planiranje i postizanje ciljeva, Eckerling surađuje s pojedincima i tvrtkama na postavljanju ciljeva i upravljanju projektima.

Rad u koracima - upravo sada - može vam pomoći da značajno napredujete i zapravo dovršite zadatke. Na primjer, ako vam je cilj objaviti post na blogu jednom tjedno, rekao je Eckerling, u ponedjeljak biste mogli napisati skicu; revidirati ga u utorak; pregledajte ga i dodajte slike i poveznice u srijedu; i objavite i promovirajte u četvrtak.

Pratite svoje vrijeme. Znate li koliko vam treba vremena da odgovorite na e-poštu? Ili završiti s pisanjem tog izvještaja? Ili dovršiti prvi nacrt članka? Prema piscu produktivnosti Mariji Kojić, „ako znate kako ste trenutno trošeći vrijeme, točno ćete znati kako možete poboljšati vrijeme kako biste bili produktivniji u budućnosti.”

Kojić je podijelio ovaj primjer: Nakon što pratite svoje vrijeme, otkrivate da svaki dan trošite 3 sata na brisanje e-pošte i odgovaranje na svaku e-poštu koju primite. Što znači da biste barem dva sata umjesto toga trebali dodijeliti svojim prioritetima.

Delegirajte i automatizirajte. Matt Bodnar, stručnjak za strategije i tvorac i voditelj podcasta Znanost uspjeha, naglasio je važnost spremanja naše kreativnosti i moći odlučivanja za važne zadatke s velikim učinkom (koji će za svakoga biti različiti). Prvo je predložio popis vlastitog života (evo kako to radi) i identificiranje zadataka i aktivnosti koji troše vaše vrijeme i energiju. Zatim razmislite kako ih možete delegirati ili automatizirati.

Na primjer, Bodnar ima virtualnog asistenta koji zakazuje većinu svojih sastanaka, sastavlja izvještaje o troškovima i rezervira putovanje. Te se naizgled male stvari zbrajaju. Kao što je primijetio, „Čak i oslobađanje 5 sati tjedno (jedan sat dnevno) izgubljenog administratorskog vremena može biti veliko. To je 20 sati mjesečno. To je ekvivalent 40-satnom radnom tjednu svaka 2 mjeseca koji se dodaje u vaš kalendar. "

Za svoj podcast, Bodnar se fokusira isključivo na snimanje intervjua - sve ostalo automatizira, uključujući dolazak gostiju, audio produkciju, objavljivanje epizoda i grafički dizajn.

Zaštitite svoje prioritete. Utvrdite što vam je najvažnije. Što su vaši veliki ciljevi, vaš duboki rad? Kad jednom znate, od vitalne je važnosti poštovati te prioritete i odbiti sve što nije u skladu s njima, rekao je Bodnar.

Naravno, možda ćete se osjećati loše ako kažete ne. Međutim, „ako stvarno želite postići velike prioritete u svom životu, ponekad morate pustiti ljude da se uznemire ili osjećaju kao da ste ih ignorirali, morate odbiti prilike i morate odbiti sastanke koji nisu važni. ” Jer što vam je važnije - doći do nulte pošte ili raditi na značajnom projektu?

Povežite se sa svojim "zašto" na dubljoj razini. Zašto radite na cilju prema kojem radite? Što ćete dobiti kad postignete taj cilj? Govornik i trener Jessi Beyer predložio je odgovor na ova pitanja, a zatim to dalje kako bi stvorio emocionalnu vezu.

Na primjer, na površinskoj razini, zašto zbog potrebe za dovršenjem određenog projekta da biste ispunjavali uvjete za promociju ili povišicu dobivate tu promociju ili povišicu. Ali nakon daljnjeg razmišljanja, emocionalna povezanost više je stabilnosti vaše obitelji, više novca za fond kćeri vaše kćeri i bolje radno vrijeme kako biste zapravo mogli dospjeti na sportske igre i nastupe svoje djece.

"Vezivanje svog" zašto "u nešto što vam je toliko drago učinit će ga još snažnijim kao motivator", rekao je Beyer.

Također je naglasila važnost usredotočenja na "unutarnje zadovoljstvo" nasuprot "vanjskom prepoznavanju". "Ne možete kontrolirati kako ljudi misle ili djeluju, a vaša motivacija neće uspjeti kad sve što imate je san da napravite nekoga drugog poput vas."

Jednom kad spoznate svoj dublji razlog, zapišite ga i ostavite negdje vidljivim.

Dogovorite sastanak sa sobom. Puno je lakše održati sastanak s nekim drugim nego poštovati vlastite obveze. Ali neka vas to ionako ne zaustavi u tome. Eckerling je preporučio da pregledate svoj raspored i blokirate vrijeme ili napravite "sastanke" za fokusirani posao. Stalni sastanak je još bolji, rekla je.

Kad završite sa fokusiranom sesijom, zapišite što ste postigli, rekla je. “Na taj način, na kraju svakog tjedna ili mjeseca, možete se osvrnuti i vidjeti svoj napredak. Kad vidite koliko ste postigli, to će vas nadahnuti da budete još produktivniji. "

Slijedite pravilo od 2 minute. "Ako vam trebaju manje od 2 minute, samo to učinite sada", rekao je Alexis Haselberger, trener upravljanja vremenom i produktivnosti koji radi s pojedincima i timovima kako bi im pomogao povećati produktivnost i smanjiti stres. Podijelila je sljedeće primjere: odgovorite na poziv čim ga primite; skenirajte ili usitnite komad papira koji vam naiđe na stol.

Druga varijanta dvominutnog pravila jest obvezati se na rad na teškom zadatku koji ste izbjegavali samo 2 minute, rekao je Kojić. To dolazi iz Newtonovog prvog zakona: "Predmet koji miruje ostaje u mirovanju, a objekt u pokretu ostaje u pokretu." Ideja je da ako započnete raditi na zadatku, vjerojatno ćete nastaviti raditi na njemu (već 2 minute), jer ste već u pokretu, Rekao je Kojić.

Stvorite vizualni podsjetnik na svoje ciljeve. Prema Eckerlingu, ovo služi kao podsjetnik na ono što radite. Primijetila je da bi vaš podsjetnik mogao biti slogan: "nešto kratko, brzo i nezaboravno, na temelju vaše osobne ili projektne misije", poput "podijelite moju priču" ili "krenite". Ili je možda riječ o osnažujućoj lirici. Eckerlingu se sviđa "I ain’tmirlin" iz pjesme "Settlin" Sugarlanda.

Vaš podsjetnik također može biti slika nečega što želite stvoriti. Što god odabrali, stavite to u ured ili na računalo ili bilo gdje drugdje svakodnevno.

"[S] eeing da je moguće ono za što radite je nadahnjujuće i motivirajuće."

Utvrdite svoje vršno vrijeme. Prema Eileen Roth, stručnjakinji za produktivnost i autorici knjige, kad je to moguće, bavite se svojim najtežim projektima tijekom vašeg vrhunca Organiziranje za lutke. Kako bi otkrila svoje vršno vrijeme, predložila je da obratite pažnju na to kada se najbolje osjećate 3 do 4 dana:

• Kad se probudite, osjećate li se "nabijeno"? Postižete li više ujutro, ali osjećate li se kao da vučete popodne? Ako je tako, vi ste jutarnja osoba.
• Ako nakon ručka lako postignete više, onda ste popodnevna osoba.
• Ako ste najproduktivniji noću i radite 9 do 5, odaberite drugo najbolje vrijeme.

Druga je mogućnost, rekao je Roth, imati "Tihi sat" i staviti znak na vrata vašeg ureda ili zid kabine kako biste kolegama rekli da se vrate za sat vremena. "Na ovaj biste način mogli uštedjeti 5 sati tjedno i vjerojatno napraviti više posla nego cijeli tjedan ..."

Roth je također predložio premještanje sastanaka u vaše ne-vršno vrijeme, ako je moguće. A ako morate raditi u vrijeme koje nije vrh, započnite s lakšim, rutinijim ili manje kreativnim dijelovima projekta, poput istraživanja ili unosa podataka, rekla je. To vam pomaže dobiti zamah i nastaviti dalje.

Iako ne možemo imati više sati dnevno, možemo postati strateški i usredotočiti se na svoje prioritete. I možete početi odmah.

Ovaj članak sadrži pridružene linkove na Amazon.com, gdje se Psych Central plaća mala provizija ako se knjiga kupi. Zahvaljujemo na podršci Psych Central-a!