Vaša formula u 3 koraka za pristup e-pošti bez stresa

"Provjerite e-poštu samo jednom ujutro i jednom popodne - ni više, ni manje."

"Postavite odgovor" izvan ureda "kako biste ljudima dali do znanja da se fokusirate na posao, a ne provjeravate e-poštu."

Ovakve savjete za upravljanje e-poštom obično nude stručnjaci za posao i karijeru koji upozoravaju da je Inbox krajnji ubojica produktivnosti. I istina je: Jedan od najprisutnijih alata modernog poslovanja postao je jedan od njegovih najvećih nedostataka. Da bismo se usredotočili, svaki dan moramo ograničiti vrijeme u zatvoru za e-poštu.

Stručnjaci za produktivnost ne dijele to što moć ometanja e-pošte ide mnogo dublje od pukog prekida našeg tijeka rada. Zapravo se vaše digitalne navike povezuju s psihološkim čimbenicima koji se događaju izvan vaše svijesti.

Što vam kaže vaša e-mail navika

Kada osjetite okidač - recite a zvoniti upozoravajući vas na novu poruku u vašoj pristigloj pošti - možda je vaša reakcija trzaja koljena hitna reakcija. Okrenete se prema telefonu ili prijenosnom računalu i počnete tapkati.

Nakon što ste odgovorili, doživljavate malu navalu zadovoljstva. Vas osjećati produktivno, i ne biste imali ništa protiv da se tako češće osjećate. No prije nego što to shvatite, nalazite se u ciklusu provjere i odgovaranja na upozorenja e-poštom u svako doba: za vrijeme obitelji, za večerom s prijateljima, dok šetate raskrižjem. Možda ste primijetili da je to postao impuls koji je teško kontrolirati.

Ova vrsta odgovora oblik je "implicitne spoznaje", nesvjesnih obrazaca koji utječu na naše ponašanje - i to je razlog zašto je tako teško ne za provjeru pristigle pošte. To se događa kada s vremenom vaš misaoni proces nestane u pozadini. Sad to čini se automatski, ali u stvarnosti se događa složena komunikacija između vašeg mozga, tijela i živčanog sustava.

Uz provjeru i odgovaranje na e-poštu, ono što započinje kao svjesno donesena odluka pretvara se u automatsko postizanje "osvježenja" na vašoj pristigloj pošti, a da o tome niti ne razmišljate. Kad implicitna spoznaja krene, e-poštu provjeravamo impulzivno, često kad znamo da bismo trebali raditi na nečemu važnijem.

Iako se u početku može osjećati dobro odgovoriti na kasne noćne e-poruke, to brzo može oduzeti štetu vašim vezama, vremenu i cjelokupnoj sreći ako dopustite da vam to postane navika. Taj brzi udarac uživanja, iako dugoročno nije koristan, prednost je zdravog razuma. Budući da zadovoljstvo reakcijom na e-poštu pogrešno povezujemo s produktivnošću, radimo to više dok ne utvrdimo da je to ugrađeno u našu svakodnevnicu.

Pažljiv pristup slanju e-pošte: 3 pitanja koja trebate postaviti

Možete ponovno uvježbati svoj mozak da bude pažljiviji i namjerniji na način na koji koristite e-poštu, o čemu više podučavam u programu REWIRE, programu osmišljenom kako bi pomogao ljudima da stvore zdravije navike i bolji odnos s tehnologijom. Kao i kod ostalih negativnih obrazaca, započinje postavljanjem nekoliko ključnih pitanja kako biste otkrili temeljne razloge zašto ste prisiljeni tako često pasti u zečju rupu e-pošte.

1. "Je li ovo najbolje iskorištavanje mog vremena?"

Na čemu ste radili neposredno prije nego što ste postali žrtvom svoje pristigle pošte? E-pošta je sjajan distraktor, pa upotrijebite ovo pitanje da provjerite je li impuls za provjeru vaših poruka skreće pažnju s vašeg vremena tijekom produktivne serije.

Mnoge se e-adrese mogu brzo pročitati, na njih se odgovori jednostavnim "da" ili "ne" ili se podnese zahtjev za kasnije. Dobro pravilo: ako se radnja može završiti u roku od 5 minuta, obavite to odmah. Uštedite dulja razdoblja neprekinutog vremena za obavljanje smislenog rada s velikim utjecajem.

2. "Zašto se osjećam kao da moram odmah provjeriti e-poštu?"

Kad primijetite da se miješate s e-poštom, prijeđite na pažljiviji i svjesniji pristup. Što se još događa dok se krećete radi osvježavanja pristigle pošte? Osjećate li se usamljeno, dosadno ili se bojite da vas ne ocijene lijenim ako ne reagirate brzo? Nakon što ste otkrili korijen impulsa, potražite zdraviji način da udovoljite emocionalnoj ili fizičkoj potrebi koju ste prepoznali.

U njezinoj knjizi Bolje nego prije, stručnjakinja za sreću Gretchen Rubin, predlaže stvaranje menija "poslastica" - malih užitaka ili uživanja koji služe kao produktivna mjesta za stres. Rubin ističe da zdrave poslastice najčešće ne uključuju sjedenje ispred zaslona, ​​već su to akcije, ljudi ili stvari koje vas oživljavaju. Nekoliko primjera bilo bi igranje sa svojim psom 20 minuta, kupnja lijepog biljnog čaja, odlazak na satove joge, terapijsko šaranje u bojanku za odrasle ili organiziranje radnog stola (jer ako ste uredan čudak poput mene, zapravo smatrati opuštajućim).

3. "Koji cilj pokušavam postići?"

Postoji razlog zašto mnogi najuspješniji ljudi na svijetu izbjegavaju provjeriti e-poštu prvo ujutro. To je zato što je kao Brendon Burchard, stručnjak za osobni razvoj i autor Naboj kaže: "Pristigla pošta nije ništa drugo nego prikladan sustav za organiziranje programa drugih ljudi." Ako niste oprezni, možete se izgubiti u zauzetom poslu, jednostavno reagirajući na tuđe zahtjeve, a da ne stvorite vrijeme za ostvarenje svojih najvažnijih projekata i prioriteta.

Da se klonite ove zamke, postavite određenu namjeru ili razlog za otvaranje pristigle pošte (tj. "Šalji dokumente šefu na pregled za sastanak u 13:00", "Pronađi i ispiši informacije o letu"). Definiranje onoga što želite postići prije ako zaronite u e-poštu drži vas fokusiranima. Prekida ciklus implicitne spoznaje koji bi vas obično vodio da ostanete zaglibljeni u pristigloj pošti. Umjesto toga, vi i dalje kontrolirate svoje ponašanje, što vas oslobađa da uđete i izađete iz pristigle pošte te prijeđete na stavke od veće važnosti.

Još jedna dobra strategija za zadržavanje navika e-pošte jest okretanje jednadžbe i razmišljanje o tome što propuštate kad provjerite. Kao ljude, motivirani smo više gubicima nego dobicima, pa vam znanje o važnim zadacima koje žrtvujete ostajući zaglibljeni u e-pošti može pomoći da prijeđete u akciju i ponovno odredite prioritete za rad na stvarima koje su zaista važne. Ako ste poput većine nas, imate problema s prolaskom kroz sve stavke na popisu obveza u jednom danu, ali uzimajući u obzir koje imaju prioritet, neto gubitak je manji.

Većina nas nije svjesna u kojoj mjeri žrtvujemo pažnju prema svojoj pristigloj pošti. Osjećamo se usredotočeno, ali ipak ne shvaćamo kako naše bezumne, automatske navike provjere e-pošte doprinose umoru i izgaranju. Postavljanje ovih pitanja može vam pomoći utvrditi vode li vas navike e-pošte do uspjeha ili koče vašu produktivnost. Naoružani ovim informacijama, imate moć ignorirati pu i pingovi i vratite kontrolu nad ulaznom poštom.

PS: Ako ste spremni vratiti kontrolu nad svojim vremenom, promijeniti svoje digitalne navike i živjeti uravnoteženiji život, moj tečaj REWIRE je za vas. Prijavite se ovdje da biste saznali više!