6 koraka za bolje upravljanje vremenom: Intervju s Russellom Bishopom

Danas imam zadovoljstvo razgovarati s Russellom Bishopom, trenutno višim glavnim urednikom Huffington Posta i osnivačem tvrtke Bishop & Bishop, konzultantske i trenerske tvrtke. Russell je autor brojnih članaka o moći izbora i svijesti, a ima i dvije knjige u razvoju. Stručnjak za osobnu i organizacijsku transformaciju, Russell je trenirao voditeljske timove, poduzetnike i izvršne direktore u 34 zemlje svijeta. Predavao je za izvršne MBA programe na UCLA-u, Sveučilištu u Teksasu i na Sveučilištu Washington. Russell je magistrirao pedagošku psihologiju na Sveučilištu u Kaliforniji i trenutno ima prebivalište u Santa Barbari u Kaliforniji.

Drago mi je što moj suprug Eric nije čuo naš razgovor, jer Eric već mjesecima prati mene kako bi razvrstao e-poštu i izbrisao one koje mi ne trebaju. U jednom me trenutku Russell pitao koliko poruka imam u pretincu e-pošte. Nisam mogao pronaći broj. Napokon, tek sam počeo zbrajati sve e-mailove sa svojih pet računa i rekao sam mu da ta brojka iznosi oko 70 000.

Glasno se nasmijao.

"Što?" Rekao sam, "Je li to puno?"

U svakom slučaju, prijeko mi treba neko upravljanje vremenom i organizacijski trening i uvijek sam uživao u Russellovim objavama na The Huffington Post. Dakle, ovdje bih podijelio neke od njegovih organizacijskih savjeta s vama!

Therese: U svom postu "Je li multitasking dobar za vas?" objašnjavate razliku između multitaskinga i multi-goalinga. Prvi dovodi do poluzadataka, što se ne preporučuje. Kako izbjeći poluzadatak?

Russell: Mislim da je prvo što moramo učiniti usredotočiti se na svrhu i vrijednost onoga što radimo. Većina ljudi je ometena onim što je ispred njih. Dobiju e-mail pa ga pročitaju. Tada posegnu za nečim i pronađu bilješku po kojoj su zaboravili slijediti i tako dalje. Oni vide stvar koja je ispred njih. I to rade, bez puno razmišljanja.

Therese: Znači, kažete da moramo upotrijebiti četverokutni sustav upravljanja vremenom koji Stephen Covey predstavlja u svojoj knjizi „Sedam navika vrlo uspješnih ljudi“ o razlikovanju hitnog od važnog?

Russell: Upravo tako. To je klasična formula - hitno nasuprot važnom - koja pomaže osobi da nečemu posveti odgovarajuću pažnju - kako bi procijenila njegovu vrijednost - kako nehitne stvari ne bi postale hitne. Jer glavna zamjerka koju čujem od svojih klijenata je da se oni neprestano bore s požarima. Kažem im, "Ne budite korporativni palikuće."

Therese: Zvuči dobro, ali kako se to radi?

Russell: Djelujući malo više poput vatrogasaca. Mogu li si ti dečki priuštiti probušenu gumu ili mehanički problem s kamionom? Ne. Životi ovise o njihovom pojavljivanju bez problema. Stoga poduzimaju sve mjere predostrožnosti kako bi bili spremni. Održavaju kamion. Prolaze kroz odgovarajući trening.

Therese: Ja sam s tobom, ali kako se to pretvara u bolje upravljanje vremenom?

Russell: Mislim da da ne biste gasili požare u svom osobnom i profesionalnom životu, morate 1. Napraviti plan, 2. Uključiti se i 3. Izvršiti to. Svakom zadatku dodjeljujete vrijednost i vi odlučujete kako će se izvršiti, tako da ono što ostane ne sagori i ne izazove ogroman problem.

Therese: Dobro, pa kad dobijete e-mail ili vas netko zatraži da nešto učinite, kako provodite ovaj plan vatrogasne službe?

Russell: Imam niz od šest pitanja koja si postavljam kako bih obradio informacije.

1. Što je ovo? Je li ovo podatak? Moram li nešto učiniti?
2. Koja je radnja potrebna? Koliko će ovo trajati? Ako su manje od dvije minute, mogu li to učiniti sada?
3. (Ako je potrebno više vremena od dvije minute) Koja se vrijednost prikazuje ako to učinim? Koji je utjecaj?
4. Vrijedi li to raditi? Kakve su posljedice ako to učinim ili ako to ne učinim?
5. Je li ovo moja odgovornost ili je ovo zbog nekoga drugog? Tko je odgovoran za upravljanje ovim?
6. Ima li vremenski rok? Treba li to učiniti na određeni datum? A ako to nije moja odgovornost, trebam li se nadovezati?

Therese: Što biste rekli da je najveća pogreška koju radimo u upravljanju svojim vremenom?

Russell: Mislim da uvijek trebamo biti sigurni da je ono što radimo povezano sa značajnim ciljem i na taj način svakom zadatku dodjeljujemo osobni integritet.