Kako sastaviti učinkovit popis obveza
Prošao sam iste pokrete svake večeri na sveučilištu. Ručno sam napisao svoj popis obveza za sljedeći dan, rangiran po prioritetima. Pored svakog zadatka zapisao sam broj sati koje bi svaki zadatak trebao potrajati.
To je bila i još uvijek je navika, a pronalazak sustava koji djeluje bio mi je muka. Isprobao sam razne metode, kupio sam brojne knjige na tu temu i eksperimentirao: pisanje u boji, podsjetnici za bilješke u post-it bilješkama u kupaonici, aplikacije, mjerači vremena - kako god, probao sam to. Stoga sam krenuo u avanturu kako bih smislio najučinkovitiji način ne samo da napišem svoj dnevni popis obveza, već i da obavim više stvari.
Kratka povijest popisa obveza
Charles Schwab bio je čelični tajkun i čovjek opsjednut proizvodnjom i ekonomskom učinkovitošću. Bio je jedan od prvih Amerikanaca koji je u svojim tvornicama uveo proces rada koji štedi vrijeme, nazvan Taylorism. Početkom 1900-ih Schwab je poslao dopis u kojem je izjavio da će lijepo nagraditi pojedinca koji bi mogao poboljšati produktivnost svojih zaposlenika.
Ivy Lee, otac odnosa s javnošću, sastao se sa Schwabom i predložio sljedeće:
Svaki zaposlenik trebao bi svaki dan zapisati šest zadataka, rangirati ih od najvišeg do najnižeg prioriteta i odmah pristupiti radu na prvom zadatku. Trebali bi se nastaviti spuštati niz svoje popise, a svi nedovršeni zadaci jednostavno se premještaju na popis sljedećeg dana. Nakon 90 dana izrade popisa i praćenja, Schwab je primijetio da se produktivnost dramatično poboljšala.
Popis obveza postao je svakodnevna potreba u modernom životu, ali nije baš alat koji vas čini produktivnijim.
U jednom ste trenutku vjerojatno napravili popis obveza s 10 ili više zadataka koje trebate izvršiti u kratkom vremenskom razdoblju. Kako se bavite poslom, neizmjernost zadataka ostavlja vas u paralizi, s teškim osjećajem obaveze i mučnim osjećajem u pozadini uma. Psiholozi taj mučni osjećaj nazivaju Zeigarnikovim efektom, starim fenomenom na polju psihologije. Naš će um ostati fiksiran na nedovršeni zadatak, zbog čega će patiti naše mentalno i fizičko zdravlje.Po završetku oslobađamo se tereta ovog zadatka.
Psihološka navala izvršavanja svih naših zadataka je stanje koje naš um voli. Pa zašto uopće radimo te gigantske popise?
Doktor Tim Pychyl stručnjak je na području istraživanja odgađanja. Tvrdi da osjećate neposredan osjećaj postignuća jednostavno zapisujući sve zadatke koje biste željeli izvršiti, a da ne dovršite niti jedan od njih. Vaš mozak će simulirati uspjeh koji biste željeli osjetiti.
Zapisivanje mnogih nespecifičnih zadataka na popis obveza djeluje kao savršen proxy takvim fantazijama. Omogućuje vam maštanje o uspješnom izvršavanju teških zadataka i daje vam dopuštenje da se mentalno prepustite ovoj misli. To je trenutno zadovoljstvo, ali zapravo niste ništa postigli.
Započinjanje dana s neprioritetnim popisom obaveza također može potkopati vašu sposobnost donošenja produktivnih odluka kako dan prolazi. Iscrpljenost ega odnosi se na količinu "bodova" za donošenje odluka koje imamo. Kako trošimo svoje poene, naša sposobnost donošenja pametnih odluka postaje oslabljena.
Preko 100 eksperimenata potvrđuje da će vam se više samokontrole na početku dana smanjiti motivacija i pažnja kako dan prolazi. Zbog toga ljudi imaju tendenciju varati prehranu nakon stresnih i iscrpljujućih dana. Ako svako jutro provodite odlučujući što ćete jesti za doručak ili odabirući što biste trebali odjenuti, trošite ograničene resurse samokontrole na nevažne zadatke. To je jedan od razloga zašto je legendarni izvršni direktor Applea Steve Jobs bio poznat po tome što je svaki dan nosio istu odjeću.
Pisanje djelotvornog popisa 'obveza'
Pisanje neodređenih zadataka od jedne riječi na popis obveza sprječava brži izvršavanje zadatka. Morate razmišljati o svojim zadaćama konkretno. Iako vam zapisivanje zadatka pomoću nespecifičnih pojmova zasad može uštedjeti vrijeme, to šteti vašem napretku i dugoročno vam ne štedi vrijeme.
Evo kako pišete popis obveza:
- Sve što vam stvarno treba je kraći popis da biste postigli brzinu dovršavanja zadataka. Zapišite najviše tri zadatka na svoj dnevni popis obaveza. Možda imate drugi, trajni popis koji prati zadatke koji slijede. Dajte im prednost po važnosti. Zapitajte se: "zbog kojeg ću se zadatka osjećati najviše ostvarenim?" To je zadatak br. 1. Nakon što nabrojite tri zadatka, stavite sve prelijevajuće zadatke na zaseban papir koji možete lako spremiti. Držite ga dalje od pogleda.
- Koristite male bilješke post-it ili poredane indeksne kartice. Mali papirić fizički će vas spriječiti da napišete dugački popis obveza.
- David Allen, guru popisa obveza, predlaže da svoj zadatak zapišete kao akciju. To će vas spriječiti da koristite nespecifične izraze prilikom izrade popisa. Na primjer, umjesto „pronađi pokretače“, pokušaj „nazovi mamu i zamoli je da predloži pokretača.“ „Ili„ započni i završi istraživanje za Tima “pokušaj„ Pretražite članak u časopisu koristeći izraze: XYZ “. Jedan od načina da to provjerite je svaki put kada zapišete novu obvezu, zapitajte se: "Što je korak br. 1 da biste izvršili ovaj zadatak?" Korak br. 1 postaje vaša nova zadaća.
- Pogledajte jedan po jedan zadatak. Ako su tri zadatka dnevno previše, možete povećati produktivnost pregledavanjem popisa po jedan zadatak. Pokušajte sada Učinite ovo. Ili ako ste old-school, napišite jedan zadatak po bilješci Post-it, a zatim ih složite tako da se prethodni zadaci sakriju.
Ivy Lee to nije imala sasvim u redu; šest zadataka bilo je previše za jedan dan. Ali očito je imao glavu na pravom mjestu - nastavio je redovito trljati ramena i savjetovati se za Rockefellere. Charles Schwab je kasnije izgradio Betlehem Steel u drugu po veličini neovisnu tvrtku za proizvodnju čelika.
